Problemen bij het goedkeuren van leveranciersrekeningen oplossen
Dit artikel behandelt de pagina Goedkeuringen leveranciersrekeningen: regels die weigeren goedgekeurd te worden, en goedkeuringen die niet doen wat u verwachtte. Elke regel houdt zijn eigen reden bij in de kolom Wat er gebeurd is, dus begin daar.
Ga vóór u een weigering onderzoekt eerst na of de rekening wel goedgekeurd hoort te worden. Deze lijst bestaat om te voorkomen dat geld naar de verkeerde rekening gaat, en de meeste weigeringen zijn de controle die werkt.
Deze rekening kan niet worden goedgekeurd: reden
Oorzaak: Het voorgestelde rekeningnummer doorstaat de ISO 13616-controle niet — de controlecijfers of de lengte kloppen niet voor het land.
Oplossing: Corrigeer het niet zelf. Een misvormd rekeningnummer op een leveranciersfactuur is ofwel een typfout van de leverancier, ofwel een teken dat het document gewijzigd is. Bevestig de echte rekening dus telefonisch bij de leverancier voordat u iets doet. Maak daarna de bankrekening met de hand aan en weiger de regel.
De verwante melding op een document is:
De IBAN nummer op dit document doorstaat de ISO 13616-controle niet (controlecijfers of landspecifieke lengte). Vraag de leverancier om bevestiging voordat u ze aanvaardt: een misvormd nummer is ofwel hun typfout, ofwel een teken dat het document is gewijzigd.
Deze regel is nog niet aan een leverancier gekoppeld. Gebruik eerst Leverancier toewijzen.
Oorzaak: Er kon uit de afzender geen leverancier vastgesteld worden, dus er is niemand om de rekening aan te hangen.
Oplossing: Kies Leverancier toewijzen en kies de leverancier. Dat vult meteen het Peppol-eindpunt van de leverancier in als dat leeg was, zodat latere documenten van dezelfde afzender vanzelf matchen.
De uitgebreidere versie van deze weigering legt uit waarom de regel niet gewoon overgeslagen wordt:
Wijs eerst een leverancier toe. Zolang deze regel geen leverancier noemt, is er niets om de rekening aan te hangen, en zou goedkeuren een beslissing over niemand vastleggen.
Alleen een open regel kan worden goedgekeurd. Deze is status.
Oorzaak: Over de regel is al beslist.
Oplossing: Wilt u ze opnieuw beoordelen, kies dan Heropenen. Let op: een geweigerde rekening wordt nooit automatisch heropend, hoe vaak ze ook binnenkomt — latere documenten die ze dragen, verhogen alleen de teller Aantal keer gezien.
Alleen een open regel kan worden geweigerd. Deze is status.
Dezelfde regel geldt voor de andere acties, elk met zijn eigen formulering: Alleen een open regel kan aan een leverancier worden toegewezen. wanneer u Leverancier toewijzen kiest, en Deze regel staat al open. wanneer u Heropenen kiest op een regel waarover nooit beslist is.
Oorzaak: Over de regel is al beslist.
Oplossing: Kies Heropenen om een besliste regel terug op Open te zetten, en beslis opnieuw. Een geweigerde rekening wordt nooit automatisch heropend, hoe vaak ze ook binnenkomt.
De leverancier draagt deze rekening al
De leverancier draagt deze rekening al, dus er viel niets goed te keuren. De regel wordt afgesloten als Niet meer nodig.
Oorzaak: Iemand heeft de rekening intussen bij de leverancier toegevoegd.
Oplossing: Niets. De regel sluit af als Niet meer nodig, en dat is de vastlegging dat ze beoordeeld is in plaats van genegeerd.
Er zijn al 99 leveranciersbankrekeningen die met code beginnen voor leverancier nummer.
Maak de rekening met de hand aan en weiger deze regel.
Oorzaak: De code uit Code bankrekening leverancier en alle 99 cijferachtervoegsels zijn voor deze leverancier bezet.
Oplossing: Precies wat de melding zegt — maak de rekening met de hand aan en weiger de regel. Loopt u hier terecht tegenaan, dan zijn de bankrekeningen van die leverancier een opruimbeurt waard.
Goedkeuren heeft niets aan de leverancier gewijzigd
Alleen vastgelegd. Er is geen bankrekening gemaakt — Actie bij goedgekeurde IBAN op de pagina E-Invoice Platform Setup staat op Alleen vastleggen.
Oorzaak: Actie bij goedgekeurde IBAN staat op Alleen vastleggen, wat de beslissing archiveert zonder de leverancier aan te raken.
Oplossing: Wilt u dat goedkeuringen de rekening maken, zet de instelling dan op Bankrekening maken. Kies Maken en als voorkeur instellen alleen waar u de goedkeuringsstap volledig vertrouwt — die optie leidt betalingen om, en dat is precies waar factuurfraude op mikt.
De rekening is gemaakt maar de betalingen gaan nog ergens anders heen
Bankrekening code van de leverancier is gemaakt. Het is niet de voorkeursrekening, dus er wordt niets omgeleid zolang niemand ze kiest.
Oorzaak: Bankrekening maken voegt de rekening toe zonder ze aan te duiden.
Oplossing: Dit is het bedoelde gedrag. Moet de nieuwe rekening betalingen ontvangen, stel dan bewust Bankrekeningcode van voorkeur in op het tabblad Betalingen van de leverancierskaart.
Leverancier nummer heeft n bankrekeningen met een IBAN en geen voorkeursrekening
dus we kunnen niet bepalen naar welke gefactureerd moet worden. Stel Bankrekeningcode van voorkeur in op de leverancierskaart.
Oorzaak: Meerdere rekeningen, geen enkele aangeduid.
Oplossing: Stel Bankrekeningcode van voorkeur in op de leverancierskaart.
Goedkeuren mislukt met een machtigingsfout
Oorzaak: Goedkeuren kan een leveranciersbankrekening wegschrijven, en dat zijn standaard inkoopgegevens die deze app niet uit zichzelf toekent.
Oplossing: Vraag om de machtigingenset D365 PURCH. Zie Machtigingensets.
Er zijn met dit document geen betalingsgegevens meegestuurd
Oorzaak: Het document van de leverancier droeg geen betaalwijze. Er valt niets goed te keuren.
Oplossing: Hier valt niets te doen. Verwachtte u wel bankgegevens, vraag het dan aan de leverancier — en houd er rekening mee dat geen enkel openbaar register een IBAN aan een bedrijf koppelt, dus opzoeken kan niet.
Eén variant is het aandachtig lezen waard:
Er zijn met dit document geen betalingsgegevens meegestuurd. De factuur wordt betaald aan leverancier nummer maar noemt leverancier nummer als de leverancier, en een zelffacturatiedocument kan geen andere begunstigde vermelden.