Bankgegevens van leveranciers goedkeuren
Bankgegevens op een binnenkomende factuur zijn een bewering, geen feit. Elke rekening die een binnenkomend e-document voorstelt, komt op de pagina Goedkeuringen leveranciersrekeningen en wacht daar op een persoon die ze aanvaardt of afwijst. Er wordt niets naar een leverancier geschreven voor iemand ze goedkeurt.
Dat bestaat omdat een gewijzigd rekeningnummer op een leveranciersfactuur de gebruikelijke vorm van factuurfraude is.
De lijst openen
Kies het 
Zoeken-pictogram, voer Goedkeuringen leveranciersrekeningen in en kies de bijbehorende koppeling. Ze staat ook op de leverancierskaart, als Bankrekeningen uit e-facturen.
De kolom die u eerst leest is Nieuwe rekening. Staat die niet aan, dan vraagt het document u om bankgegevens te wijzigen die u al hebt — en dat is het geval dat een telefoontje verdient.
Goedkeuren of afwijzen
- Selecteer de regel.
- Kies Goedkeuren of Afwijzen.
- Lees de bevestiging aandachtig en beantwoord ze.
Voor een nieuwe rekening wordt u gevraagd de rekening, de leverancier en de op het document genoemde rekeninghouder te bevestigen. Voor een wijziging van gegevens die u al hebt, zet de bevestiging beide rekeningen naast elkaar en zegt ze wat u moet doen:
Dit document verandert waar leverancier nummer (naam) betaald wordt. U houdt momenteel: rekening Het document vraagt: rekening Een gewijzigde bankrekening is de gebruikelijke vorm van factuurfraude. Bevestig ze door de leverancier te bellen op een nummer dat u al had, niet op een nummer uit dit document, voor u goedkeurt. De wijziging goedkeuren?
"Op een nummer dat u al had" is de hele controle. Een nummer dat gedrukt staat op het document dat om de wijziging vraagt, is geen onafhankelijke bevestiging.
Afwijzen wordt onthouden. Een afgewezen rekening wordt nooit automatisch heropend, hoe vaak ze ook toekomt — latere documenten die ze dragen, verhogen alleen de teller Aantal keer gezien.
Gebruik Selectie goedkeuren of Selectie afwijzen om meerdere regels af te werken; elke regel vraagt nog altijd apart om bevestiging.
Wat de naam van de rekeninghouder u zegt
Rekeninghouder (document) is de naam die het document bij de rekening geeft. Uw bank doet bij betaling dezelfde vergelijking, dus een naam die niet die van de leverancier is, is een reden om te stoppen, geen formaliteit. Noemt het document geen houder, dan krijgt u dat ook te horen, zodat een leeg veld nooit voor een match aangezien wordt.
Vergelijken met wat de leverancier vandaag heeft
Kies Bankrekeningen leverancier om de rekeningen te zien die de leverancier nu draagt, naast die welke dit document voorstelt. Op een wijzigingsregel is dat de vergelijking waarop de beslissing rust. Leverancier opent de leverancier zelf.
Wat goedkeuren werkelijk doet
Dat hangt af van Actie bij goedgekeurde IBAN op Instellingen E-Invoice Platform:
| Optie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Alleen vastleggen | De beslissing wordt genoteerd. Er verandert niets aan de leverancier. |
| Bankrekening maken | De rekening wordt aan de leverancier toegevoegd, maar niet aangeduid — er wordt niets omgeleid tot iemand ze kiest. |
| Maken en als voorkeur instellen | De rekening wordt toegevoegd en wordt degene die betalingsvoorstellen gebruiken. |
Maken en als voorkeur instellen is precies waar factuurfraude op mikt. Kies dat alleen waar u de goedkeuringsstap volledig vertrouwt.
Nieuwe rekeningen krijgen de code uit Code bankrekening leverancier op de instellingen, met een numeriek achtervoegsel als die code voor die leverancier al bezet is.
Een regel die de controle niet doorstaat, kan niet goedgekeurd worden
Elke voorgestelde rekening wordt tegen ISO 13616 gecontroleerd. Een rekening die dat niet doorstaat, kan niet goedgekeurd worden:
Deze rekening kan niet worden goedgekeurd: reden
Een misvormd rekeningnummer op een leveranciersfactuur is op zich al een telefoontje waard — het is ofwel hun tikfout, ofwel een teken dat het document gewijzigd is.
Een decisie terugdraaien
Kies Heropenen om een goedgekeurde of afgewezen regel terug op Open te zetten zodat ze opnieuw beoordeeld kan worden. Er heropent niets vanzelf: een afgewezen rekening blijft afgewezen, hoe vaak ze ook toekomt.
Regels zonder leverancier
Een regel waarvoor geen leverancier vastgesteld kon worden, kan niet goedgekeurd worden, want goedkeuren zou een beslissing over niemand vastleggen. Kies eerst Leverancier toewijzen; dat vult ook het Peppol-eindpunt van de leverancier in als dat leeg was, zodat latere documenten van dezelfde afzender vanzelf matchen.
De inbox bijwerken
Inbox nu scannen leest de inbox van het platform voor het huidige terugkijkvenster en legt de bankgegevens vast die het tegenkomt. Documenten die vanaf nu binnenkomen worden automatisch gelezen, dus dit is om bij te werken, of om de lijst te zien zonder op de volgende geplande import te wachten. Opnieuw uitvoeren maakt geen duplicaten.