Documenten als factuur of als bestelling ontvangen

Een binnenkomend leveranciersdocument kan een inkoopfactuur worden, of ontvangen worden tegen een bestaande inkooporder. Business Central leest daarvoor de instelling Ontvangen e-document naar op de leverancier. Omdat elke nieuwe leverancier op Inkooporder start, of iemand dat nu gekozen heeft of niet, stelt deze app voor wat het document zelf suggereert en laat ze u per document beslissen — en daarna apart of dat de standaard voor die leverancier wordt.

Lees eerst het voorstel

Op de pagina Herkenning van binnenkomende leveranciers dragen drie kolommen de beslissing:

Voorstel — wat het document zelf suggereert.
Reden voor dit voorstel — de redenering, in gewone zinnen.
Gekozen — wat er werkelijk beslist is. Leeg betekent dat niemand beslist heeft.

Het voorstel leest de verwijzing naar de inkooporder op het document zelf (BT-13). Een document dat geen enkele inkooporder noemt, kan alleen zinvol een factuur worden — dat is de gewone vorm van een abonnement of een nutsfactuur. Noemt het er wel een, dan zegt de redenering of er een passende openstaande order bestaat:

Het document verwijst naar order nummer, die openstaat voor deze leverancier, dus Business Central kan eraan koppelen in plaats van iets aan te maken.

Of, wanneer het niet past:

Het document verwijst naar order nummer, maar geen enkele openstaande inkooporder van deze leverancier heeft dat nummer. Ontvangen in een order zou het document in een achtergrondtaak laten wachten, of een keuzevenster openen dat een nieuwe order verzint als u annuleert.

Business Central bewaart alleen de eerste 20 tekens van een orderverwijzing, dus een langere leveranciersreferentie wordt afgekapt opgezocht. De redenering vermeldt dat wanneer het van toepassing is.

Het voorstel aanvaarden

Selecteer de regel.
Kies Voorstel aanvaarden.
Beantwoord apart of dat de standaard voor de leverancier moet worden.

Die twee vragen uit elkaar houden is het hele punt: een eenmalige keuze blijft eenmalig. Antwoord nee en de keuze geldt alleen voor dit document, terwijl de leverancierskaart blijft zoals ze was.

Wilt u tegen het voorstel in beslissen, kies dan Factuur of order kiezen... en duid zelf aan.

Voor meerdere tegelijk beslissen

Selecteer de regels en kies Voorstellen aanvaarden (selectie). Voor er iets verandert, ziet u precies wat er gaat gebeuren en wat er overgeslagen wordt, met de reden erbij. Overgeslagen worden onder meer regels zonder voorstel, regels zonder leverancier, creditnota's, en regels die elkaar tegenspreken:

n overgeslagen: deze regels zijn het oneens over wat. Twee documenten van één leverancier kunnen niet in één keer op verschillende types gezet worden, want de tweede keuze zou de eerste stilzwijgend overschrijven.

Bij een creditnota valt er niets te kiezen

Een creditnota wordt altijd een inkoopcreditnota, wat er ook bij de leverancier ingesteld staat. Business Central kijkt naar het documenttype voor het de instelling leest, dus er valt niets te beslissen. De kolom Creditnota duidt ze aan, en kiezen wordt er met een uitleg geweigerd.

Welk importproces er loopt

De kolom Importproces doet ertoe, want de twee gedragen zich anders:

Versie 1.0 leest Ontvangen e-document naar op de leverancier, dus de keuze wordt gerespecteerd.
Versie 2.0 bouwt altijd een concept-inkoopfactuur en leest de instelling van de leverancier nooit. Op die weg kunt u alleen de standaard voor andere services zetten.

U krijgt het te horen wanneer dat speelt:

Dit document is binnengekomen op een service met importproces versie 2.0, dat altijd een concept-inkoopfactuur maakt en de leveranciersinstelling nooit leest. Alleen de standaard voor andere services kan worden ingesteld.

Is de standaard echt gekozen, of alleen geërfd?

Business Central geeft elke nieuwe leverancier Inkooporder, dus die waarde zegt op zichzelf niets. De leverancierskaart draagt daarom Ontvangen naar bevestigd: dat wordt alleen gezet wanneer een persoon de waarde tegen een echt binnenkomend document gekozen heeft. Een onbevestigde Inkooporder betekent dat niemand beslist heeft.

Een document dat al geïmporteerd is

De import opnieuw uitvoeren op een verwerkt document doet niets en verbreekt de koppeling tussen het e-document en het inkoopdocument dat eruit ontstond, dus dat wordt bewust niet geprobeerd:

Dit document is al geïmporteerd, dus de keuze is er niet op toegepast. De import opnieuw uitvoeren op een verwerkt document doet helemaal niets en verbreekt de koppeling tussen het e-document en het inkoopdocument dat het heeft gemaakt, dus het wordt bewust niet geprobeerd. Om dit document opnieuw te doen: verwijder het inkoopdocument — Business Central vraagt dan of het e-document terug naar concept moet, en daarna kan het opnieuw worden geïmporteerd.