Grootboekrekeningen toewijzen op basis van de omschrijving

Regels op een binnenkomend leveranciersdocument die geen artikel dragen, krijgen hun grootboekrekening via hun omschrijving, met de tekst-naar-rekeningkoppeling van Business Central. Deze app controleert dat vooraf en zet de omschrijvingen die nergens op uitkomen in de kolom Onopgeloste rekeningregels op Herkenning van binnenkomende leveranciers. Los die op voor het document importeert, en het komt boekbaar binnen.

De reden om dat vooraf te doen in plaats van achteraf: de fout is stil. Ze stopt de import niet.

Hoe een regel gecodeerd wordt

Voor een regelomschrijving wordt in deze volgorde geprobeerd:

Een tekst-naar-rekeningregel voor deze leverancier.
Een tekst-naar-rekeningregel voor elke leverancier.
De terugvalrekening op Instellingen inkoop en crediteuren, op het tabblad Standaardrekeningen.

Missen alle drie, dan heeft de regel geen rekening.

De valkuil om te kennen

Een koppelingsregel die wel op de omschrijving past maar de rekeningkolom leeg laat, telt als onopgelost. Business Central stopt niet — het maakt een inkoopregel zonder type en zonder bedrag, die noch geboekt noch ter goedkeuring gestuurd kan worden. Het document lijkt geïmporteerd, en beweegt vervolgens niet meer.

Dat is wat de waarschuwing benoemt:

Er is geen grootboekrekening te vinden voor omschrijvingen. Business Central zoekt een tekst-naar-rekeningkoppeling op deze leverancier, dan op elke leverancier, en valt dan terug op Debetrek. voor niet-artikelregels in Instellingen inkoop en crediteuren. Een koppelingsregel die past maar de rekeningkolom leeg laat, is de valkuil: de import stopt niet, hij maakt een inkoopregel zonder type en zonder bedrag, die noch geboekt noch ter goedkeuring gestuurd kan worden. Vul Debetrek.nr. in op de koppelingsregel, of de terugvalrekening.

Een koppeling toevoegen

Kies het Zoeken-pictogram, voer Tekst-naar-rekeningkoppeling in en kies de bijbehorende koppeling. U bereikt ze ook met de actie Tekst aan rekening koppelen.
Voeg een regel toe met de Koppelingstekst die op de regels van de leverancier voorkomt.
Vul Debetrek.nr. in — dit is de stap die makkelijk overgeslagen wordt en de stap die telt.
Zet Leveranciersnr. om de koppeling voor één leverancier te laten gelden, of laat het leeg voor alle.

De matching gebeurt op deel van de tekst, dus een koppelingstekst consultancy past op een regel met de omschrijving Consultancy diensten april. Houd koppelingsteksten kort en onderscheidend.

Gebruik de velden Creditrek.nr., Tegenboekingsbrontype en Tegenboekingsbronnr. niet voor e-documents.

De terugvalrekening instellen

Voor alles wat u niet gekoppeld hebt, vult u de terugvalrekening voor niet-artikelregels in op Instellingen inkoop en crediteuren, op het tabblad Standaardrekeningen. Met een terugval landt een ongekoppelde regel ergens boekbaars in plaats van nergens — een wachtrekening die u nakijkt is beter dan een document dat niet vooruit kan.

Controleren of het gelukt is

Ga terug naar Herkenning van binnenkomende leveranciers en kies Opnieuw matchen op de regel, of Ontbrekende eenheden toevoegen op de instellingenpagina, wat de blokkades ook ververst. De kolommen Onopgeloste rekeningregels en Wordt niet geïmporteerd maken zichzelf leeg zodra de omschrijvingen oplossen.

De hercontrole leest de bewaarde omschrijvingen in plaats van het oorspronkelijke document, want dat kan tegen dan verdwenen zijn — en net die bewaarde helft is de helft die ophoudt te kloppen zodra iemand een koppeling toevoegt.

Eenheden blokkeren op dezelfde manier

Een eenheidscode op een binnenkomende regel waarop geen enkele Eenheid antwoordt, stopt de import nog voor die bij de rekeningen komt. Die verschijnen in Onopgeloste eenheidscodes, en Ontbrekende eenheden toevoegen op de instellingenpagina maakt ze aan. Zie Problemen bij het ontvangen van documenten oplossen.