Het ontvangen van leveranciersdocumenten instellen

Ontvangen loopt over het e-documentframework van Business Central zelf. U voegt een e-documentservice toe, wijst deze app aan als integratie, en Business Central leest daarna volgens een schema de inbox van het platform en zet leveranciersdocumenten om in inkoopdocumenten. Dit artikel behandelt wat u instelt, en de twee instellingen die het vaakst fout gaan.

Verzenden is een aparte weg en wordt hier niet ingesteld. Zie Geboekte verkoopfacturen en creditnota's versturen.

Vereisten

Een werkende verbinding en een gekoppeld bedrijf waarvan Kan ontvangen aanstaat. Is het platform niet het ontvangende access point voor uw Peppol-identificatie, dan blijft de inbox altijd leeg.
De app E-Document Core, die met Business Central meekomt.

De e-documentservice instellen

Kies het Zoeken-pictogram, voer E-documentservices in en kies de bijbehorende koppeling.
Maak een service en zet Documentindeling op PEPPOL BIS 3.0.
Zet de service-integratie op E-Invoice Platform (ontvangen). Een niet-Microsoft-connector kiezen vereist dat u instemt met het gebruik van niet-Microsoft-systemen.
Zet Ontvangend bedrijf valideren uit.
Zet op het tabblad Importeren de optie Automatisch importeren aan, met een Starttijd batch en Minuten tussen uitvoeringen. De actie Ontvangen blijft beschikbaar om handmatig op te halen.

Stap 4 vraagt uitleg, want een validatie uitzetten ziet eruit als een sluipweg en is dat hier niet. De controle van Business Central vergelijkt de ontvangende partij met een GLN of het Btw-nummer op de bedrijfsgegevens. Een Belgisch bedrijf heeft geen van beide in de vorm die de controle verwacht: een GLN wordt alleen ingevuld bij schema 0088, en de Belgische lokalisatie weigert het wereldwijde btw-registratienummer op een Belgische partij te schrijven — die eist Ondernemingsnr. Een GLN verzinnen zou erger zijn, want de Peppol-export van Business Central gebruikt die dan als eindpuntidentificatie.

De app doet dezelfde controle zelf, tegen de Peppol-identificatie waaraan het document werkelijk gericht is, en weigert alles wat elders naartoe moet. Sinds 2026 release wave 1 kunt u ook een Service Participant Identifier en Schema op de bedrijfsgegevens registreren; gebruikt u die weg, test dan opnieuw voor u deze instelling wijzigt.

Probeert u met deze service te verzenden, dan weigert ze met uitleg in plaats van iets aannemelijks te doen:

De connector E-Invoice Platform ontvangt documenten; hij verzendt ze niet. Verzend geboekte documenten met de actie Verzenden via E-Invoice Platform, die de payload maakt die dit platform verwacht. Wilt u dat Business Central deze service niet meer aanbiedt om te verzenden, verwijder dan de regels onder Configure documents to export op de e-documentservice.

Instellen hoe de inbox gelezen wordt

Deze velden staan op Instellingen E-Invoice Platform, onder Binnenkomende documenten.

Veld	Wat u kiest
Terugkijkperiode inkomend (dagen)	Hoever terug de inbox gelezen wordt, zodat de eerste uitvoering geen jaren historiek importeert. Laat op 0 voor de standaard van 30 dagen.
Bijhouden welke documenten gelezen zijn	Aan zodra de inbox druk genoeg is dat het hele venster elke keer doorlopen verspilling wordt.
Leveranciers herkennen op binnenkomende documenten	Aan. Business Central kan een Belgische leverancier niet op eigen kracht herkennen.
Goedkeuring voor binnenkomende documenten	Leave As Is, of Send for Approval om aangemaakte inkoopdocumenten in uw goedkeuringswerkstroom te laten lopen.

Twee daarvan verdienen een zin buiten de tabel.

De terugkijkperiode is een echte grens. Staat ontvangen langer uit dan dat venster, dan worden oudere documenten niet opnieuw aangeboden. Verruim ze dus vóór een lange pauze, niet erna.

Het bijhouden van de leesstatus schrijft naar het platform. Staat het aan, dan vraagt een geplande import alleen ongelezen documenten op en markeert ze als gelezen zodra Business Central ze overgenomen heeft — wat andere tools ook zien. Staat het uit, dan wordt elk document binnen het venster elke keer opnieuw aangeboden en vangt de duplicaatdetectie van Business Central de herhalingen op. Inbox nu scannen negeert deze instelling en leest altijd het volledige venster.

Leveranciersherkenning aanzetten

Business Central koppelt een binnenkomend e-document aan een leverancier in een vaste volgorde: GLN, dan btw-nummer, dan de geregistreerde deelnemersidentificatie, dan naam en adres. Voor een Belgische leverancier missen de eerste drie — een GLN wordt alleen ingevuld bij schema 0088, de Belgische lokalisatie schrijft het wereldwijde btw-registratienummer niet, en de deelnemersidentificatie hangt aan een waarde die de Peppol-weg nooit vult. Wat overblijft is een vage match op naam en adres, en daar stuurt u geen betalingen op.

Zonder een zeker gematchte leverancier is er helemaal geen automatische grootboekcodering, en wordt bij elke ophaalronde een nieuw e-document aangemaakt voor dezelfde leverancier.

Zet Leveranciers herkennen op binnenkomende documenten aan en kies daarna de actie Leveranciersherkenning toepassen op services. Die actie selecteert de herkenning van deze app op elke e-documentservice die via het platform ontvangt.

De actie is nodig door een verschil tussen de twee importprocessen waarop Business Central een service kan draaien. Het Importproces staat per document op de lijst Herkenning van binnenkomende leveranciers:

Bij versie 1.0 werkt de herkenning hoe dan ook via de geregistreerde Peppol-identiteiten.
Bij versie 2.0 loopt ze alleen wanneer ze hier toegepast is — en Business Central toont het veld op de service dat dit bewaart niet, en daarom bestaat de actie.

De indicator Toegepast op services op de instellingenpagina zegt of het in orde is.

Controleren of het werkt

Kies Inbox nu scannen op de pagina Goedkeuringen leveranciersrekeningen, of wacht op de geplande import. Open daarna Ophaalrondes e-facturen om te zien wat er gebeurd is: hoeveel documenten het platform teruggaf, hoeveel er aan Business Central zijn doorgegeven, en hoeveel er zijn overgeslagen als eigen uitgaande post, als gericht aan een andere partij, of als ouder dan het venster.