Officiële bedrijfsgegevens opzoeken

Officiële gegevens ophalen zoekt een Belgische klant of leverancier op in het EU-btw-register (VIES) en biedt de geregistreerde naam en het adres aan om veld per veld te bevestigen. Er wordt niets weggeschreven zonder dat u het aanduidt. Gebruik het wanneer de gegevens van een partij ooit met de hand zijn ingetikt en u ze wilt laten kloppen met wat het register houdt — want dat is waarmee een bank vergelijkt wanneer uw klant betaalt.

De functie staat uit tot u ze aanzet, want ze bereikt een host buiten het e-factureringsplatform.

Standaard Business Central heeft trouwens al een eigen VIES-controle, de EU VAT Reg. No. Validation Service op Serviceverbindingen, die een btw-nummer valideert en een Btw-registratielogboek bijhoudt. Deze opzoeking doet iets anders: ze zoekt een Belgische partij op via het ondernemingsnummer en legt de geregistreerde naam en het adres voor om veld per veld over te nemen. Ze bijten elkaar niet.

Vereisten

Officiële gegevens opzoeken (VIES) aangezet. Kies het Zoeken-pictogram, voer Instellingen E-Invoice Platform in, kies de bijbehorende koppeling en zet het aan onder Officiële gegevens opzoeken. Dit bereikt ec.europa.eu, dus die host moet bereikbaar zijn.
De partij heeft een Peppol-eindpunt of een Btw-nummer nodig. Het register wordt bevraagd op ondernemingsnummer, en dat wordt uit één van die twee afgeleid.

Staat de instelling uit, dan zegt de actie dat:

VIES-opzoekingen staan uit. Schakel eerst "Officiële gegevens opzoeken (VIES)" in op de pagina E-Invoice Platform Setup.

Een klant of leverancier opzoeken

Open de Klantenkaart of de Leverancierskaart.
Kies de actie Officiële gegevens ophalen.
Beoordeel op de pagina Officiële gegevens elke regel: het veld, de waarde die u nu houdt, de officiële waarde, en of ze verschillen.
Selecteer Toepassen op de regels die u wilt overnemen, of kies Alle verschillen selecteren om elke regel aan te duiden waar de twee van elkaar afwijken. Met Selectie wissen maakt u de selectie weer ongedaan.
Bevestig.

De aangeboden velden zijn Naam, Adres, Postcode, Plaats, Land-/regiocode en Btw-nummer.

U krijgt te horen hoeveel velden bijgewerkt zijn. Heeft Business Central er een geweigerd — bijvoorbeeld door een validatieregel op het veld — dan worden die apart met de reden opgesomd, in plaats van stilzwijgend te mislukken.

Wat het register wel en niet geeft

Alleen Belgische partijen. De opzoeking bepaalt eerst het land van de partij en stopt als dat niet België is:

Officiële opzoeking is alleen beschikbaar voor Belgische partijen. Deze lost op naar land code.

Nooit een bankrekeningnummer. Dat is de moeite om ronduit te zeggen, want het is net het veld dat mensen het liefst zouden zien:

Er wordt geen bankrekeningnummer aangeboden: geen enkel openbaar register koppelt een IBAN aan een bedrijf. Het moet van de leverancier zelf komen, of uit een binnenkomende e-factuur.

Voor bankgegevens van leveranciers loopt de weg via een binnenkomende factuur en een bewuste goedkeuringsstap. Zie Bankgegevens van leveranciers goedkeuren.

Soms bevestigt het register een nummer zonder gegevens. Een btw-nummer kan geldig zijn terwijl het register geen naam of adres teruggeeft — sommige lidstaten houden die achter. U krijgt dat te horen en er verandert niets.

Een ongeldig nummer verandert niets. Meldt VIES dat het nummer niet geldig is, dan krijgt u dat te zien en wordt geen enkel veld aangeraakt.

Niets om op te zoeken

Heeft de partij noch een Peppol-eindpunt noch een btw-nummer, dan is er niets om het ondernemingsnummer uit af te leiden:

Er is nog niets om deze partij op op te zoeken. Vul ofwel het Peppol-eindpunt in — gebruik Zoeken in Peppol Directory om op naam te zoeken — ofwel het btw-nummer. Het officiële register wordt bevraagd op ondernemingsnummer, dat uit een van die twee wordt afgeleid.

Gebruik Zoeken in Peppol Directory op de kaart om op naam te zoeken en het eindpunt in te vullen, en voer de opzoeking daarna opnieuw uit.

Wat er daarna gebeurt

De waarden die u toepast, worden weggeschreven naar de standaardvelden Naam, Adres, Postcode, Plaats, Land-/regiocode en Btw-nummer op de klant of leverancier.