Een goedkeuringswerkstroom voor inkoopdocumenten instellen

Goedkeuring voor binnenkomende documenten op Send for Approval zetten doet niets zolang er in Business Central geen goedkeuringswerkstroom voor inkoopdocumenten geactiveerd is. Dit artikel behandelt de standaardinstellingen die u daarvoor nodig hebt: goedkeuringsgebruikers, een werkstroom uit een sjabloon, en die activeren. Het is bewust de korte versie, toegespitst op wat deze app nodig heeft.

Is er geen werkstroom actief, dan laat de app binnenkomende documenten met rust en schrijft ze de reden op de lijst Herkenning van binnenkomende leveranciers. Er gaat niets verloren, maar er wordt ook niets goedgekeurd.

Stap 1: goedkeuringsgebruikers instellen

Iedereen die goedkeuring vraagt of verleent heeft hier een regel nodig. Zet de goedkeurder eerst op: u kunt niemand naar een goedkeurder verwijzen die nog niet bestaat.

Kies het Zoeken-pictogram, voer Goedkeuringsgebruikersinstellingen in en kies de bijbehorende koppeling.
Kies de actie Nieuw.
Vul Gebruikers-ID in voor de goedkeurder, en vink Onbeperkte inkoopgoedkeuring aan als die elk bedrag mag goedkeuren.
Voeg een regel toe voor elke persoon van wie documenten goedgekeurd moeten worden, en zet hun Goedkeurders-ID op de goedkeurder.

Vul Verkoper-/inkopercode in waar u die gebruikt. Staat op een werkstroomstap Type goedkeurder op Verkoper/inkoper, dan wordt de goedkeurder uit dat veld gehaald — en een lege waarde is de meest voorkomende reden dat een goedkeuringsaanvraag halverwege mislukt en een document op Wacht op goedkeuring achterlaat zonder iets om goed te keuren. Zie Binnenkomende facturen ter goedkeuring sturen voor hoe u dat herstelt.

Stap 2: bepalen hoe goedkeurders verwittigd worden

Selecteer op Goedkeuringsgebruikersinstellingen de regel van de goedkeurder en kies de actie Meldingsinstellingen.
Zet Type melding op Goedkeuring.
Zet Meldingsmethode op Notitie voor een interne notitie, of op E-mail om te mailen.
Kies de actie Meldingsschema en zet Herhaling op Direct als goedkeurders meteen van een aanvraag moeten horen.

E-mailmeldingen vereisen dat e-mail in Business Central is ingesteld. Een interne notitie vereist niets en is de snelste manier om een werkende opzet te testen.

Stap 3: de werkstroom uit een sjabloon maken

Kies het Zoeken-pictogram, voer Werkstromen in en kies de bijbehorende koppeling.
Kies Acties, dan Nieuw, en dan de actie Nieuwe werkstroom uit sjabloon.
Kies op Werkstroomsjablonen het goedkeuringssjabloon dat past bij het documenttype dat u wilt laten goedkeuren.
Laat de stappen staan zoals ze zijn voor een eerste opzet, en kies OK.

Kies dat sjabloon bewust. Deze app maakt inkoopfacturen en inkoopcreditnota's uit binnenkomende e-documents, dus een werkstroom gebouwd op een sjabloon voor inkooporders vuurt daar nooit op. Twijfelt u, maak dan de werkstroom aan en lees Wanneer gebeurtenis op de eerste regel — die noemt het documenttype waarop de werkstroom reageert.

Sjablonen waarvan de code met MS- begint, komen van Microsoft. De code van de nieuwe werkstroom is die van het sjabloon met -01 erachter.

Stap 4: activeren

Zet op de pagina Werkstroom de schakelaar Ingeschakeld aan. Een werkstroom die niet geactiveerd is, gedraagt zich precies alsof ze niet bestaat.

Controleren of het werkt

Zet Goedkeuring voor binnenkomende documenten op Send for Approval op Instellingen E-Invoice Platform.
Laat een leveranciersdocument binnenkomen, of kies Inbox nu scannen op de pagina Goedkeuringen leveranciersrekeningen.
Open Herkenning van binnenkomende leveranciers en lees de kolom Goedkeuring.

Ter goedkeuring gestuurd betekent dat het werkt. Geen werkstroom actief betekent dat stap 4 geen effect had, of dat de werkstroom op een ander documenttype reageert. Onmiddellijk goedgekeurd betekent dat de aanvraag terechtkwam bij iemand die zijn eigen documenten mag goedkeuren — controleer de goedkeuringsgebruikersinstellingen als u een tweede paar ogen verwachtte.