Waar leveranciersdocumenten bewaard worden

Leveranciers steken vaak hun eigen pdf van de factuur in het elektronische document. Die bestanden worden op het inkoopdocument gezet dat Business Central aanmaakt, via het standaardframework Documentbijlage van Business Central — niet via een eigen tabel van deze app. Precies daardoor volgen ze de opslag die u ingesteld hebt, externe opslag inbegrepen.

Het vak Leveranciersdocument op het inkoopdocument toont de eerste bladzijde, en Document openen downloadt het bestand.

Waarom het standaardframework

Alles wat in een eigen tabel van de app zou staan, valt buiten de opslagmogelijkheden van Business Central en telt mee voor de databasecapaciteit van de tenant — bestanden en blob-gegevens in de database, inclusief de tabellen Tenant Media en Tenant Media Thumbnails, tellen mee voor dat quotum.

Door via Documentbijlage te gaan, houdt een klant die bijlagen naar Azure Blob Storage, een Azure File Share of SharePoint stuurt, de pdf's van leveranciers volledig buiten de database — zonder dat er aan deze app iets moet veranderen.

Externe opslag instellen

Externe bestandsopslag is standaard Business Central, algemeen beschikbaar vanaf 2026 release wave 1. U hebt het alleen nodig als u bijlagen buiten de database wilt houden — de app werkt hoe dan ook.

De bestandsaccount maken:

Kies het Zoeken-pictogram, voer Externe bestandsaccounts in en kies de bijbehorende koppeling.
Kies Een bestandsaccount toevoegen om de instelwizard te starten.
Kies Azure Blob Storage, Azure File Share of SharePoint, en kies Volgende.
Vul de verbindingsgegevens voor dat opslagtype in — voor Azure Blob Storage zijn dat de naam van het opslagaccount, het autorisatietype (SAS-token of accountsleutel), het secret, en de containernaam.
Kies Volgende, controleer, en kies Voltooien.

Documentbijlagen ernaar laten wijzen:

Kies het Zoeken-pictogram, voer Toewijzing bestandsscenario's in en kies de bijbehorende koppeling.
Kies Scenario's toewijzen, selecteer uw bestandsaccount en kies OK.
Selecteer de regel van het account, kies Scenario's toewijzen, en duid het scenario Document Attachments - External Storage aan.
Zet op de pagina Instellingen externe opslag die dan opent, de schakelaar Ingeschakeld aan en aanvaard de waarschuwing.
Stel de Hoofdmap in. Business Central maakt daaronder submappen per omgeving, bedrijf en tabel.
Beslis of u Extern bestand verwijderen bij verwijderen bijlage aanzet.

Alleen bijlagen die na het aanzetten toegevoegd worden, gaan naar externe opslag. Om de bestaande te verplaatsen gebruikt u de actie Opslagsynchronisatie op Bestandsscenario's of Instellingen externe opslag, die bestanden ook terug de database in haalt als u ermee wilt stoppen.

Eén ding om helder te hebben voor u dit aanzet: bestanden in externe opslag zijn uw back-upverantwoordelijkheid. Microsoft neemt ze niet mee als onderdeel van uw Business Central-omgeving, en een bestand dat daar verwijderd wordt, is ook uit Business Central weg.

De voorbeeldweergave heeft de kopie in de database nodig

Dit is het ene gedrag om te kennen voor iemand het als bug meldt.

Document openen werkt altijd, welke opslag u ook gebruikt. Het loopt via dezelfde routines als Microsofts eigen implementatie, waar externe opslag op meeluistert.

De voorbeeldweergave tekent alleen vanaf de kopie in de database. Is het bestand uit de interne opslag gehaald en staat het alleen nog in uw externe container, dan valt het vak terug op een tijdelijke afbeelding, ook al is het bestand volkomen veilig en downloadbaar.

Gemeten op een echte omgeving in plaats van aangenomen: met de databasekopie aanwezig tekende de voorbeeldweergave bladzijde 1; nadat de interne kopie verwijderd was — bestand nog in de Azure-container, nog steeds gemarkeerd als extern bewaard — viel ze terug op de tijdelijke afbeelding; nadat het bestand van extern naar intern gekopieerd was, tekende ze opnieuw.

De melding die u krijgt is:

Business Central kan de inhoud van deze bijlage niet bereiken. Worden documentbijlagen in externe opslag bewaard, dan ontbreekt het bestand daar mogelijk. Kies Document openen om het te proberen downloaden.

Dus: een lege voorbeeldweergave met een werkende Document openen is een beperking van de weergave, geen verloren bestand. Gebruik Opslagsynchronisatie om bestanden tussen interne en externe opslag te verplaatsen als u de voorbeeldweergave terug wilt.

Wanneer een bijlage niet gekopieerd wordt

De kolom Bijlagen van de leverancier op Herkenning van binnenkomende leveranciers noteert per bijlage wat ermee gebeurd is, ook waar er niets gekopieerd werd:

De leverancier stuurde geen bijlage mee.
De bijlage droeg geen inhoud, of was geen geldige base64.
De bijlage was groter dan de limiet, dus ze bleef in het e-document staan in plaats van op de factuur gekopieerd te worden.
Het document zelf kon niet teruggelezen worden, dus er kon geen bijlage gezocht worden.

Er valt niets stilzwijgend weg. Een bestand dat te groot was, wordt benoemd, en het origineel zit nog altijd in het e-document.

Andere formaten