Documenten automatisch versturen
Automatisch verzenden is een sweep die zoekt naar geboekte verkoopfacturen en creditnota's die nog niet verstuurd zijn en waarvan de klant een Peppol-eindpunt heeft, en die vervolgens verstuurt. Hij loopt via een taakwachtrij, en u kunt hem ook eenmalig met de hand uitvoeren. Zet hem aan wanneer u er liever niet aan hoeft te denken om na elk boeken op Verzenden te drukken.
De sweep voegt alleen verzendingen toe. Hij verstuurt nooit opnieuw wat al vertrokken is.
Vereisten
- Een werkende verbinding en een gekoppeld bedrijf met koppelingsstatus OK.
- Klanten met een Peppol-eindpunt. De rest slaat de sweep over.
Automatisch verzenden aanzetten
- Kies het
Zoeken-pictogram, voer Instellingen E-Invoice Platform in en kies de bijbehorende koppeling. - Zet op het tabblad Automatisch verzenden de optie Automatisch verzenden ingeschakeld aan.
- Vul Automatisch verzenden vanaf datum in.
- Maak een taakwachtrijregel voor de sweep en zet ze op Gereed.
Automatisch verzenden vanaf datum is verplicht, en de sweep weigert te lopen zonder die datum. Dat is met opzet en niet uit pietluttigheid: zonder ondergrens zou de eerste uitvoering elk geboekt document versturen dat nog in het bedrijf staat — jaren historiek, naar echte klanten. In plaats daarvan krijgt u dit:
Automatisch verzenden vanaf datum is leeg. Zonder ondergrens zou de eerste uitvoering elk geboekt document versturen dat nog in het bedrijf staat, dus dit weigert te lopen in plaats van te gokken.
Kies een datum waarvan u het comfortabel vindt dat er documenten van vertrekken. Alles wat daarvóór geboekt is, raakt de sweep nooit aan — met de hand versturen kan uiteraard nog altijd.
Zet u de taakwachtrijregel op Gereed terwijl automatisch verzenden uitstaat, dan stopt ze met:
Automatisch verzenden is niet ingeschakeld. Zet Automatisch verzenden ingeschakeld aan in E-Invoice Platform Setup, en stel Automatisch verzenden vanaf datum in, voor u deze taakwachtrijregel op Gereed zet.
De sweep nu één keer laten lopen
Kies de actie Openstaande documenten nu verzenden op de instellingenpagina. Die doet precies wat de taakwachtrij doet — elke geboekte verkoopfactuur en creditnota vanaf de Automatisch verzenden vanaf datum die nog niet vertrokken is en waarvan de klant een Peppol-eindpunt heeft — zonder op het schema te wachten.
Gebruik het nadat u een reeks Peppol-eindpunten hebt ingevuld, of om te bevestigen dat de sweep doet wat u verwacht voor u hem aan een schema overlaat.
Wat de sweep wel en niet meepakt
Hij kijkt alleen naar klanten die een Peppol-eindpunt hebben. Dat is handiger dan het klinkt: vult u later een eindpunt in bij een klant, dan vertrekt de achterstand van die klant bij de volgende ronde, zonder dat u die documenten moet gaan opzoeken.
Hij verstuurt geen zelffacturatiedocumenten. Die vertrekken altijd bewust vanaf het geboekte inkoopdocument. Zie Zelffacturatiefacturen uitgeven in naam van uw leverancier.
Controleren of het werkt
Laat Openstaande documenten nu verzenden één keer lopen en lees de samenvatting:
n verzonden, n mislukt. De details staan in het logboek van E-Invoice Platform.
Open daarna het Logboek E-Invoice Platform. Regels die de sweep maakte tonen bij Verzonden via de waarde Taakwachtrij; regels waarop iemand gedrukt heeft tonen Handmatig. Regels van vóór dit bijgehouden werd, staan leeg.
Is de telling nul terwijl u verzendingen verwachtte, dan ligt het meestal aan een vanaf-datum die later valt dan de documenten die u in gedachten had, of aan klanten die nog geen eindpunt hebben.