Binnenkomende facturen ter goedkeuring sturen
Business Central stuurt een inkoopdocument dat uit een binnenkomend e-document ontstaat niet uit zichzelf ter goedkeuring. De importweg licht de gebeurtenis niet af waar de standaardwerkstroom naar luistert, dus een elektronisch ontvangen factuur komt boekbaar binnen, terwijl dezelfde factuur met de hand ingetikt eerst goedkeuring zou vragen. Goedkeuring voor binnenkomende documenten op Send for Approval zetten dicht dat gat, met de eigen werkstroom van Business Central.
Zet het aan als goedkeuring een controle is waarop u steunt. Zonder dat wordt e-facturatie stilletjes de omweg rond uw goedkeuringsbeleid.
Vereisten
Een geactiveerde goedkeuringswerkstroom voor inkoopdocumenten. Zonder werkstroom laat de app het document met rust en noteert ze waarom — ze verzint geen goedkeuring. Zie Een goedkeuringswerkstroom voor inkoopdocumenten instellen als u er nog geen hebt.
Aanzetten
- Kies het
Zoeken-pictogram, voer Instellingen E-Invoice Platform in en kies de bijbehorende koppeling. - Zet onder Binnenkomende documenten de optie Goedkeuring voor binnenkomende documenten op Send for Approval.
Leave As Is is de andere optie, en de standaard: documenten komen binnen zoals altijd.
Lezen wat er gebeurd is
De kolom Goedkeuring op Herkenning van binnenkomende leveranciers noteert de uitkomst per document.
| Uitkomst | Wat het betekent |
|---|---|
| Niet aangevraagd | De instelling stond op Leave As Is |
| Ter goedkeuring verzonden | De aanvraag is ingediend; het document kan niet geboekt worden voor het goedgekeurd is |
| Meteen goedgekeurd | Business Central keurde het ter plekke goed |
| Geen werkstroom ingeschakeld | Er gebeurde niets, want er is geen goedkeuringswerkstroom voor inkoop actief |
| Aanvraag mislukt | De aanvraag kon niet ingediend worden; het document staat nog op Open |
| Vastgelopen zonder aanvraag | De aanvraag mislukte halverwege; zie hieronder |
| Al afgehandeld | Het document stond niet meer op Open toen de app eraan toekwam |
| Ingediend | De aanvraag is ingediend en Business Central liet het document op een eigen status staan |
Twee daarvan verdienen een goede lezing.
Geen werkstroom ingeschakeld wordt nergens anders in Business Central genoteerd. Hebt u de instelling aangezet en wordt er niets goedgekeurd, dan zegt deze kolom waarom:
Het document is niet ter goedkeuring verzonden omdat er geen goedkeuringswerkstroom voor inkoopdocumenten is ingeschakeld. Stel er een in onder Goedkeuringswerkstromen, of laat deze instelling op Leave As Is staan.
Meteen goedgekeurd is niet noodzakelijk goed nieuws:
Ter goedkeuring verzonden, en Business Central keurde het meteen goed — het document is nu status en kan geboekt worden. Dat gebeurt wanneer de aanvraag terechtkomt bij iemand die zijn eigen documenten mag goedkeuren, dus controleer de goedkeuringsgebruikersinstellingen als u een tweede paar ogen verwachtte.
Een vastgelopen document herstellen
De vervelendste uitkomst is een aanvraag die halverwege mislukte: het document staat op Wacht op goedkeuring zonder dat er een goedkeuringsaanvraag achter zit. Niemand kan het goedkeuren, en Goedkeuringsaanvraag annuleren is op die status niet beschikbaar.
De goedkeuringsaanvraag is halverwege mislukt. Het document staat nu op status, maar er is geen goedkeuringsaanvraag gemaakt — dus niemand kan het goedkeuren, en Goedkeuringsaanvraag annuleren is op die status niet beschikbaar. Gebruik Vastgelopen document heropenen, op deze regel of op het inkoopdocument zelf, om het terug op Open te zetten.
Kies daarvoor Vastgelopen document heropenen, op de herkenningsregel of op het inkoopdocument — die actie verschijnt op de pagina's Inkoopfactuur en Inkoopcreditnota alleen wanneer een document werkelijk vastzit.
Inkoopdocument nummer staat terug op Open. Los op wat de aanvraag deed mislukken — meestal heeft de goedkeurder geen Verkoper-/inkopercode — en verzend het opnieuw ter goedkeuring.
Dat is meestal ook de oorzaak: staat op de werkstroomreactie Type goedkeurder op Verkoper/inkoper, dan komt de goedkeurder uit Verkoper-/inkopercode op Goedkeuringsgebruikersinstellingen, en een lege waarde daar breekt de aanvraag.
De actie weigert op een document waarachter wél een echte aanvraag zit, want zo'n document heropenen zou langs de goedkeurder heen gaan:
Dit document heeft een echte goedkeuringsaanvraag die op iemand wacht, dus het zit niet vast. Gebruik Goedkeuringsaanvraag annuleren als u ze wilt intrekken — hier heropenen zou langs de goedkeurder heen gaan.
Het in de gaten houden
Twee tegels op het rolcentrum dekken dit: Wacht op goedkeuring telt alles in de inbox in plaats van alleen wat op u wacht, en Aanvraag mislukt telt documenten die ofwel nog op Open staan zonder enige goedkeuring, ofwel vastzitten. Beide zijn de moeite om te tonen. Zie De e-factuurtegels op uw rolcentrum tonen.